7 lärdomar från hur vi byggt ett engagerat team

Här är mina bilder från veckans föredrag och paneldiskussion på SHF.

Jag var ju där tillsammans med Patrik Forsgren (First 36.7 mod Team Pro4u) och Jonas Grandér (Elliot 44 Matador) och i många frågor så hade vi samma erfarenhet. Men i ett par så såg vi också väldigt olika på hur man borde jobba. Kul!

Mitt fokus handlade framför allt om vad jag behöver göra för att sätta samman och motivera ett team över lång tid.

Det är också viktigt att inse att vi har lite för hög ambition för vårt eget bästa, men jag tror ändå att det finns saker här som alla kan ta med sig – även om man bara skall segla sitt första race, eller samlar gänget för en lite seriösare satsning på Gotland Runt.

Steg 1, oavsett om jag bygger ett kappseglingsteam eller startar ett bolag, är att ha en bra uppfattning om varför? Vad vill vi åstadkomma? Varför finns vi till?

Jag har tidigare seglar med team med stort fokus på resultat. Vi skall komma topp 20 på SM eller vi skall vinna klubbmästerskapet. Jag (och många andra) har kommit på att det är mycket bättre med processmål. Här har vi landat i att det är lärandet som är det viktigare för oss.

Jag får många frågor från besättningsmedlemmar som letar team, men att jag har svårt att skicka dem vidare då de flesta är mycket otydliga i sitt “why”. Jag vet vilka jag skall skicka till Mats Björk på Nordön, och vilka som bör ta kontakt med Kwanza. Men i övrigt är det svårt att avgöra vilka team som skulle passa en duktig seglare.

En annan observation är att det är en flytande skala från att vara ett kompisgäng som bara seglar för att det är kul till att alla kompisarna plötsligt är utbytta mot proffs. Vi har tagit beslutet att inte segla med proffs ombord, även om det i vissa lägen hade varit enklare. Men det är en svår – och viktig – gränsdragning.

Boktips: Simon Sinek, Start with Why.

I många andra sammanhang pratar man om “value proposition” eller värdeerbjudande. Dvs hur upplever min motpart det värde som de kan få ut av att köpa nåt av mig, jobba i vårt företag eller segla med oss? Dvs fundera inte så mycket på vad du som skeppare eller ägare vill, utan på varför folk skulle vilja segla med just oss.

Det börjar ju med att man kommer fram till vilka egenskaper man söker och vilka drivkrafter besättningsmedlemmar bör ha. Och sedan funderar över varför just dessa skulle vara intresserade av att segla ombord.

I just vårt fall så behöver vi folk som snabbt kan lära sig, är duktiga på att prestera under osäkra och “otydliga” förhållanden och som går igång på vår lista av “bucket list races”. Och när vi hittar dessa personer så tror vi att vi har ett bra värdeerbjudande till dem.

Det blir också uppenbart att vi inte är ett bra team för de som vill ha tydligare roller och mer hierarki ombord. Men för mig är det bara bra att vi inte är för alla.

Boktips: Neel Doshi & Lindsay McGregor, Primed to perform.

Vill man driva ett projekt på riktigt så måste man ta ledarskapet på allvar.

Och då handlar det inte om att hålla i en ratt och vara en bra skipper, utan lösa allt annat runtomkring. Och så är det oavsett om jag skall bygga ett hus, starta ett företag eller segla Fastnet; det är massor av “tråkiga saker” som måste lösas.

Detta är ju ingen hemlighet, men jag är ändå förvånad över hur många som tror att man kan slippa detta eller som tröttnar efter en säsong.

Jag tycker kopplingen mellan resultat och förmågan att förbereda sig har varit ganska tydlig de senaste 50 åren? Patrik Forsgren är väl Sveriges bästa exempel på att det lönar sig.

Boktips: Dennis Conner, No Excuse to Lose.

Ofta har ju vi som ägare eller skeppare mer tid och lust än vår besättning, men det är viktigt att klura ut hur mycket tid vi har tillsammans i teamet – och sedan använda denna tid på bästa möjliga sätt.

Vi har valt att prioritera träning och tid i samband med våra viktigaste race under säsongen. Det gör att transporter och båtfix får lösas på annat sätt. Det är lätt att man lägger två helger på att slipa botten – tid som ofta är bättre att lägga på vattnet. Men alla team behöver göra sin egen kalkyl.

Vi försöker också lägga krut på att göra de stora racen till upplevelser för alla ombord. Det är kanske enda gången i livet som någon seglar Fastnet eller Middle Sea Race, och då behöver man få med sig hela upplevelsen.

Vi försöker också involvera hela teamet i diskussioner om optimeringar, segel, nya prylar, innovation och hur vi kan bli ännu bättre. Många har bra idéer och det tar ganska lite energi att jobba tillsammans online kring dessa frågor.

Alla team har en kultur. Vare sig man är medveten om det eller inte. Och för vissa är det ett hinder för att locka besättning (snacket går på bryggan att man helst inte seglar med dem) och för andra är det ett fantastiskt verktyg för att locka, och utveckla, rätt typ av seglare.

Jag skrev om detta efter en föreläsning i Norge för några år sedan: “Vår filosofi | 10 år som nybörjare“.

Det finns många sätt att bygga kultur, och man måste inte göra som vi har gjort. Det viktiga är kanske att man självreflekterar och klurar lite på vad gör vi annorlunda än alla andra (och vilka för- och nackdelar det för med sig).

Vi tycker att vårt förhållningssätt fungerar extremt bra när vi seglar race för första gången, då det finns stor osäkerhet och man måste hitta sätt att minimera risken i de beslut man tar. Vi får det att fungera på bana ibland, men vi vet att andra är bättre på detta. Så man behöver bygga en kultur som passar för det gäng man är, och den typ av segling man vill göra.

Boktips: Ben Horowitz – What you do is who you are.

En sak som vi jobbat ganska mycket med är något som heter “psykologisk säkerhet”:

Psychological safety is the belief that one will not be punished or humiliated for speaking up with ideas, questions, concerns, or mistakes. In teams, it refers to team members believing that they can take risks without being shamed by other team members. In psychologically safe teams, team members feel accepted and respected. It is also the most studied enabling condition in group dynamics and team learning research.

Psychological safety benefits organizations and teams in many different ways. There are multiple empirically supported consequences of a team being psychologically safe.

Detta har visat sig vara en stor faktor för att få ut maximalt ur ett team som jobbar med stor osäkerhet, men också för att undvika fatala misstag på till exempel en akutmottagning där en strikt hierarki kan hindra några från att säga ifrån när någonting inte stämmer.

Jag har faktiskt diskuterat detta med Amy Edmondson som är den i världen som forskat mest på området, och vi har konstaterat att situationen på en havskappseglingsbåt mitt i natten i hårt väder påminner mycket om det som sker på en överbelastad akutmottagning; alla är tränade och vet vad som borde göras – men chansen att folk blir paralyserade eller fattar fel beslut är mycket stor.

Google har också gjort mycket research för att se vad det är som får vissa team att lyckas bättre än andra: What Google Learned From Its Quest to Build the Perfect Team

Här är en bra artikel om “How a CEO Can Create Psychological Safety in the Room” som kan direktöversättas till saker som jag som skeppare kan göra:

• Låta andra ombord köra möten och debriefer
• Visa att du inte vet allt och är nyfiken på alternativa lösningar
• Uppmuntra aktiviteter och personer som utmanar “challenge quo”
• Ge nya ombord stort utrymme att fråga och utmana
• Skapa en informell stämning där alla kan ge input
• …

Låter enkelt, men ganska svårt i praktiken. Och det är inte alla som gillar att jobba på detta sätt.

Boktips: Amy C Edmondson, The Fearless Organization.

Här är några exempel på enkäter som vi gör efter varje säsong.

Till sist. Att driva denna typ av projekt är en lång rad av motgångar, då och då uppbrutna av att man får gå upp på en scen och hämta lite pokaler. Men det kan ju också vara ganska eländigt tidvis.

En oväntad bok hjälpte mig att se världen på ett lite annat sätt: i stället för att sätta upp mål, och inte vara beredd på alla de problem som dyker upp på vägen, så väljer man vilka problem man helst brottas med.

När jag sitter i Palma och sliter med massa frågor kring ett riggbyte, så är det lätt att tröttna. Men nu kan jag säga till mig själv: “detta är ett problem som jag aktivt valt att ha, och det finns inget annat problem, hemma eller på jobbet, som jag hellre hade brottats med just nu”.

Och jag har kommit på att jag faktiskt blir lyckligare av att brottas med de ibland ganska stora problem som det innebär att att driva ett kappseglingsprojekt.

Men det är ju bara jag.

Boktips: Mark Manson, The art of not giving a f*ck.

Frågor

Här är några frågor som kom upp i webinaret och här på bloggen. Som alltid, bara min version av sanningen.

Q: Hur förbereder ni er besättning för en kommande havskappseglingsstart där ni vet att det kommer bli riktigt tufft väder?

A: Det är ju ganska många saker som måste lira. Här är de viktigaste för oss.

• Båten måste funka. Framför allt de prylar som har med hårt väder att göra; stormsegel, rev, länspumpar, kök, toa, navplats, … Och man behöver se till att båten håller sig torr även när det blir eländigt.
• Personlig utrustning måste funka. Flytvästar, livlinor, sjökläder, AIS-MOB, … Alla i besättningen måste känna att man är utrustad för det väder vi kommer att möte.
• Träning. Inget av det ovan kommer att funka om man inte tränat. Det gäller segelbyten, trysail, revning, MOB och annat. Detta är också psykologiskt, då alla känner sig bättre förberedda.
• Väder. Kanske den största grejen. Är man redo blir det alltid bättre, så kör många olika modeller, tänk på alla scenarios och se till att alla ombord har koll på när olika saker kan inträffa.
• Mat/näring. Måste funka även när det blåser småspik. Gör sjukt stor skillnad på både humör och kapacitet hos alla ombord.
• Sömn. Samma sak här. Se till att det finns ett bra vaktschema och att det finns bra platser att sova på.
• Sjösjuka. Medicinera vid behov. Prata om det. Det är inte skämmigt, utan alla brottas med detta. Se till att de som blir sjösjuka kommer på benen så snart det går – detta är prioriterat och hela teamets uppgift hos oss.
• Kommunicera. Få alla på samma sida när det gäller ovanstående plus hur hårt ni skall kappsegla.

Q: Hur skiljer det sig att bygga på existerande kompetens och helt nytt crew?

A: Jag tycker att pusselbitarna ovan gäller för båda lägena. När jag börjar från scratch så får jag oftast ha lite lägre ambition och sedan successivt bygga ett team. Och var beredd på att det tar längre tid än man tror. Man åker inte ut och vinner saker med ett helt färskt gäng.

Q: Hur jobbar ni med reserver när ordinarie inte kan men samtidigt håller motivation och kultur samt inte för mycket tid på att jaga folk?

A: Vi är kaneks ett “core team” på 4-6 personer och ett “extended team” på 12-15. Det är ju svårt att hålla alla happy, men man får göra klart förutsättningarna innan. Vi försöker verkligen hålla alla i loopen, även om de inte är med på de viktigaste racen en viss säsong.

Men det kräver en del jobb, både att jaga de som redan är i teamet på commitments, och att hela tiden fylla på med ny kompetens.

Q: Har du bra folk blir det ofte bra team. Men hvor går grensen for hva man skal tolerere og hva gjør man når den grensen brytes? Hva er det viktigste for deg? Og hvor mye toleranse viser du for en duktig seglare om hen skaper turbulens og uro (eller passivitet) i teamet? Hvordan håndterer du det når du er i tvil?

A: För mig är det enkelt. Ingen kommer ombord om man inte funkar i teamet och köper in på sättet vi seglar. Vi har historiskt tackat nej till massor av duktiga seglare. Ofta försöker vi köra en träning eller enklare race för att se om dynamiken funkar. Nästan alltid tar jag referenser från andra skeppare.

På pappret är vi oftast sämre än våra konkurrenter på varje position om man jämför allas CV. Men i 90% av fallen så slår vi ändå båtar som är fulla av proffs och olympiska seglare. Så någonting gör vi rätt.

Q: En fråga jag skulle tycka vara intressant att höra panelens perspektiv på är hur man arbetar med kunskapsspridning och kunskapsutveckling, både vad det gäller specifika roller men även segling generellt och taktik (både bana och längre race med navigation, väderprognoser och routing). 

A: Från mitt perspektiv så handlar det till största delen om kultur, där alla ombord vill bli bättre, lära sig så mycket som möjligt och också lära ut så mycket som det går. Historiskt har vi jobbat med mycket dokumentation (typ detta), men över åren har detta blivit mer “organiskt”. Kanske för att vi successivt har fått ombord seglare med mer erfarenhet.

Jag tycker man kan prova olika saker för att se vad som funkar.