Kommunikation ombord på Blur

Detta är en presentation jag höll ett par gånger under våren, bland annat för Svenska Havskappseglingsförbundet.

Vi tror ju att vi har hittat ett bra sätt att kommunicera ombord, och att detta hjälper oss att vinna race.

Väldigt ofta ställs vi ju mot båtar som på pappret är mycket bättre än vad vi är. Det spelar ingen roll om det är på Marstrand, i Oslofjorden, på Malta eller i St Tropez. Båten i lovart har en bättre rorsman, en bättre taktiker och en bättre trimmer.

Trots detta slår vi dem ofta.

Jag tror det är för att vi seglar bättre som ett team.

Låt oss börja med något som borde vara självklart: det händer inte av sig själv.

Om jag som skipper inte jobbar aktivt och väldigt medvetet med detta så blir det inte bra.

På samma sätt som med ett focktrim. Det blir bra för att jag jobbar med det. Ändrar. Provar nya saker. Justerar. Pratar om det. Debatterar. Och efter 100 timmar så blir det ganska bra. Efter 1000 timmar så är vi snabbare än alla andra.

På samma sätt är det med kommunikation.

Det var när vi seglade J/109 som vi började ta detta på allvar.

Det var inför Big Boat Race i Kerteminde som vi jobbade igenom besättningens roller och hur vi kommunicerar i olika situationer. Vi gjorde vår hemläxa och hade jättestora excel-ark som täckte alla möjliga fall.

Och detta funkade kanon, för vi seglade massor och tränade väldigt medvetet.

Och vi kom hem med en spik vilket vi inte hade förväntat oss.

Så långt var allt bra.

Problem solved!

Men vi lider av samma sak som de flesta andra amatörbesättningar:

• Vi får för lite träningstid tillsammans för att kunna segla som det står i “manualen”.
• Vi har ofta några nya personer ombord, som inte hunnit läsa in sig på hur det skall gå till – och även om de har det så kommer man inte ihåg 10% av det som skickades ut.
• När vi seglar offshore och på nya platser så landar vi ofta i helt nya frågeställningar och problem, där det inte finns något rätt svar. Här behöver vi snabbt hitta ett sätt att prata om det.
• Förutsättningarna för tydlig och otvetydig kommunikation är ofta ganska kass; det är kolsvart, blåser 15 m/s och den som skall sköta en viss uppgift ligger utslagen i sjösjuka.
• Vi har inga rockstars ombord som kan fatta alla smarta beslut, så…
• … vi behöver få ut 100% av alla ombord. Hela teamet behöver bidra.

Typ så här. Ingen är så sugen på att ha en intellektuell diskussion om fockens skotpunkt och varför vi har så svårt att förstå varandra.

Eller som här. Där vi enligt all data borde ha hissat vår A5-gennaker, men där vi kollektivt övertygade varandra om att det nog var lite för mycket vind. Trötta, tagna av situationen och lite rädda. Men det blev ett bra snack på debriefen (och en ny A6 som vi kommer att köra fractional).

Listan över saker man behöver prata om ombord är oändligt lång.

Jag kommer till några exempel nedan.

Men en annan viktig fråga är varför det är så svårt?

Alla vet att det är viktigt.

Många ombord har bra koll.

Men väldigt ofta funkar det inte.

På samma sätt som i andra sammanhang när människor behöver prata om viktiga och ibland svåra saker. Som på jobbet. I föreningen. Eller hemma vid köksbordet.

OK. Så hur tänker vi kring detta?

Precis som många andra duktiga seglare som skrivit böcker eller hållit föreläsningar, så ser vi tre separata “kommunikationsloopar” som behöver löpa parallellt:

• båtfart
• taktik
• båthantering

Jag kommer in på dessa nedan. Så långt ingenting krångligt.

I alla dessa kommunikationsloopar så finns det ett antal personer inblandade. Vilka det är beror så klart på båttyp och vilka man är ombord, men så här ser det ut hos oss. Ganska typiskt vill jag tro?

I första hand är det rorsman tillsammans med stor- och focktrim som ansvarar för att båten seglas fort. Här finns det ju många saker att prata om. Vi gillar att börja med målfart eller “target” och hur fort vi seglar mot dessa. Är vi på 100% så kan man ju ta det lite lugnt. Är vi på 95% så är det kris.

Nästa sak är vilket “mode” vi vill vara i. Är det VMG, eller går vi på speed? Och hur mycket fart vill vi få ut? Att enas om vad man vill åstadkomma är underskattat! Jag ser ofta besättningar där dessa tre personer inte alls är i fas; focktrimmern vill få till en perfekt fock, stortrimmern vill minska rodertryck och twistar lite extra och rorsman vill hitta 0.2 knop extra för att inte fastna bakom en lovartsbåt. Och det kommuniceras inte.

Sedan är det bara att jobba sig igenom alla parametrar som bidrar till fart; skotpunkter, twist, lutning, besättningsplacering, rodervinkel, …

Ofta är det nyttigt att ha någon som kallar puffar eller vågor. Och att dessa personer blir en naturlig del i denna loop.

På undanvind är det ofta viktigare att hitta tryck (i alla fall på en lättare gennakerbåt) och då blir den som kallar vind central i denna dialog tillsammans med gennakertrimmern och sedan rorsman. Här behöver man prova sig fram och prata om hur man seglar båten snabbare och vilken information som är viktigast.

Prata om vad ni vill prata om!

Ibland tänker man att det måste finnas ett perfekt sätt att prata ombord. Och att det finns ett korrekt sätt att formulera sig. Men jag tror att detta är en viktig del av varje teams sätt att segla och att det kommer att skilja mellan olika båtar.

Ovan är citat från en duktig matchracingbesättning. Många halva meningar och oklarheter. Så är man ny i denna (eller vår) besättning så behöver man komma in i hur kommunikation sker i varje team, och tillsammans reda ut vad saker egentligen betyder.

På samma sätt så behöver jag lista ut dessa saker när jag får ett nytt jobb eller byter förening. Alla har sin unika kultur och sätt att uttrycka sig, och detta kan man ofta göra till en styrka.

Här är en liten filmsnutt från Marstrand Big Boat 2019.

Vi har ju intalat oss att vår typ av kommunikation, som är väldigt decentraliserad, iterativ och organisk, gör sig bäst på havet när man har tid att resonera tillsammans. Och att man på bana behöver en stabil taktiker som kräver en mer auktoritär och strukturerad kommunikation. Men vi fick till det bra här och spikade vår klass. Så det funkar nog.

Lyssna på de olika dialogerna som sker parallellt. Taktikdiskussionen som involverar 3 personer på railen, men även rorsman och stortrimmer. Att Pelle på railen ber mig att ta det lite lugnt medans de diskuterar. Att vi ändrar beslut när vi får ny information.

Och att min främsta uppgift är att ställa dumma frågor för att uppmuntra kommunikation.

Här har vi en startsekvens från St Tropez.

Återigen många som är involverade. Det kan låta ostrukturerat, men vi försöker hålla det odramatiskt och ha koll på den större planen (att hitta en bra lucka bland trögare båtar). Jag försöker vara tydlig med min intention, men skulle kanske kunna vara ännu bättre på det?

Här är det ju också allas ansvar att fråga om man inte vet; “vart vill du”, “vad är planen” eller “säg till om du vill ha fart”. Men det känns som alla är i synk.

Fördäckaren är lite stressad på slutet…

Taktik funkar på ungefär samma sätt.

Har man en taktiker så är det naturligt att denne leder diskussionen. Men jag tycker nästan alltid det blir bättre om fler kan bidra och att man kan diskutera och besluta saker tillsammans. Hos oss finns det typiskt 3-4 personer som är duktigare än vad jag är, och som gemensamt kan driva denna fråga. Kommer man inte överens så kan antingen någon av dem eller jag vara den som fattar beslut i alla fall.

Viktigast här är att hålla flera tidsperspektiv igång samtidigt. Det blir lätt “här och nu” i stället för att prata om den stora bilden, vart vill vi och vad gäller på nästa ben.

Jag trodde att vårt sätt att resonera och fatta beslut var lite unikt och gick på tvärs mot det man läser i böcker från berömda skippers. Men så såg jag den här sekvensen från Volvo Ocean Race.

Vad ser vi här: alla bidrar, man bygger på varandras observationer, man debatterar, man pratar risk och till slut bestämmer man sig för att prova. Och se vad det ger. Notera också att de som är beslutsfattare (skipper + navigatör) inte driver sin tes, utan försöker få input och förankra.

Båthantering och manövrar tycker jag skall drivas av de som gör jobbet. De har ofta tid att prata ihop sig mellan manövrar, prata scenarios och proaktivt fråga vad som kommer att hända härnäst och vad tidsperspektivet är. Att fråga rorsman eller navigatör när man inte vet borde vara naturligt? På samma sätt är det självklart att vara tydlig kring vad man behöver; “jag behöver 5 minuter för att packa om gennakern. Gör det nu innan vi kommer ut i mer vind”.

Vi har också gjort det till en grej att ta tid på olika manövrar och moment, och att experimentera ganska mycket. Skapar samsyn ombord och uppmuntrar lärande.

Här är en sekvens med Open 7.50 i Lerkil. Många frågor från rorsman…

Allt det här låter ju enkelt? Men väldigt ofta har man inte en aning. Här är vi under Coastal-racet innan Middle Sea Race. Svåra förhållanden och helt omöjligt att dra bra slutsatser av det vi ser. Men man måste ändå försöka. Och sedan ta beslut med alldeles för lite information.

Det var rätt att gå in till land, så det blev bra. På vägen tillbaka var det mer vind ute, och efter ett par timmar av frustration och svåra beslut så spikade vi totalt före några av Europas bästa båtar.

Det är viktigt att förstå att vi skall kommunicera och fatta beslut i en väldigt utmanande miljö, där det sällan finns något som är helt säkert. Detta brukar kallas VUCA, som beskriver sammanhang som är svåra att navigera i. Som startup-världen. Eller havskappsegling.

• “Volatility” handlar om snabba och oförutsägbara förändringar. Det som gällde för en timme sedan är nu helt annorlunda.
• “Uncertainty” handlar om bristen på säkerhet eller förutsägbarhet. Det finns massa saker som vi inte vet. Eller kan veta.
• “Complexity” refererar till den intrikata och svårhanterliga karaktären av många situationer. Vädersystem, ström, routing, andra båtar, segelsetup, besättningens förmåga, … Oändlig komplexitet.
• “Ambiguity” beskriver oklarheter eller brist på tydlighet i information eller beslut. Att vinden vridit 10 grader kan betyda många olika saker. Eller att vi går 0.2 knop långsammare.

Alla vi som jobbat i stora organisationer vet att man är duktiga på att optimera och verka i en förutsägbar värld. Man upplever att man har koll på all indata, skall göra små förbättringar och vill minimera risken. Då funkar en hierarkisk traditionell organisation fantastiskt bra.

Men om vi skall verka i en VUCA-värld där vi skall fatta beslut med 40-70% av informationen, och det finns stor risk i alla beslut. Då krävs någonting annat.

En förutsättning för att kunna jobba och koimmunicera på detta sätt är något som kallas “psykologisk säkerhet”. Det vill säga att alla ombord känner sig trygga i att lära sig, bidra och utmana de som varit ombord länge. Det måste vara ok att komma med förslag eller feedback, prova nya saker och göra fel, utan att det blir dålig stämning. Det måste finnas en kultur som värderar lärande och samarbete.

Detta gör sig inte självt, och vi utvärderar detta innan och efter varje säsong.

Jag pratar mer om det i denna artikel.

Här är det superviktigt att jag som ägare, skipper eller informell ledare ombord tänker på hur jag agerar, för att medvetet bygga denna kultur. Till exempel när en ny besättningsmedlem kommer ombord för första gången.

Som vi inledde med – inget av detta gör sig själv.

Här är det också viktigt att jobba iterativt. I stället för att fatta ett 100% säkert beslut och exekvera på det, är det bättre att ha en bra hypotes, testa den och se vad som hände. Sedan justera och prova igen.

Jag ser ett antal fördelar med detta. Dels minimerar man risk. Men man ökar också lärandet. Och tröskeln för att komma med ett förslag och att testa det blir väldigt låg. Om fördäckaren har en hypotes om att stagseglet borde halsas längre fram. Då är det väl bara att testa och se vad man kan lära sig av det.

Där och då så kostar det kanske en båtlängd, men efter 10 år och 1000 experiment av detta slag kan man vara säker på att man både går fort och har ett bra team.

Dessa feedbackloopar kan spänna över minuter; “vad lärde vi oss i denna gipp som vi kan prova i nästa”, timmar; “vad vill vi lära oss under dagens träning” eller säsonger; “vad skall vi uträtta i år för att känna oss nöjda i oktober”? Tips: det handlar väldigt ofta om utveckling. Nästan aldrig om resultat.

Debrief efter race är antagligen det bästa tillfället att göra detta. Det är också ett fantastiskt tillfälle att bygga kultur.

Men, man behöver tänka till för att få ut fullt värde (låter som en egen artikel).

Det finns ett bra format som används av SWAT-team, militärer och räddningsorganisationer. Hitta er egen variant av detta. Mina tre tips är:

• Vi gör detta för att bli bättre, inte för att hitta syndabockar. Det är ok att göra fel så länge vi lär oss något.
• Se till att få allas input, så börja med att fråga de som är nya eller inte så pratsamma. Skepparen ger sin bild sist.
• Håll diskussionen vid liv efteråt. I besättningsforum eller på annat sätt. Ta med till nästa träning.

Till sist några boktips. Detta är ju inte de typiska “bygga idrottsteam”-böckerna, men har gett mig massa insikter som varit värdefulla både på jobbet och ombord.

• Amy C Edmondson, The Fearless Organization – om psykologisk säkerhet
• Kim Scott, Radical Candor – om att ta och ge feedback
• Charles Duhigg, Supercommunicators – om bättre konversationer.